Bei Fragen und technischen Problemen, wenden Sie sich bitte an die Geschäftsstelle. | Eine ausführliche Beschreibung der Datenbankfunktionen finden Sie im Handbuch auf unserer Download-Seite. |
Neue Bildungsträger, die noch nicht über ein Konto für ihre Einrichtung verfügen, müssen sich neu registrieren. Neue Accounts für eine bestehende Einrichtung legen Sie bitte selbst in ihrer Benutzerverwaltung an. Nur so haben alle User Zugriff auf die Daten und Ansuchen der Organisation. Jeder Account mit Admin-Rechten kann die Benutzeraccounts verwalten.
Accounts für Förder- und Prüfstellen werden von der Geschäftsstelle zur Verfügung gestellt.
Ein Akkreditierungsansuchen umfasst ein Bildungsangebot, das aus mehreren Kursen bestehen kann und modular aufgebaut sein kann. Dem Ansuchen werden Standorte und Personal hinzugefügt, welche außerhalb des Ansuchens verwaltet werden. Die Organisationsdaten werden automatisch jedem Ansuchen beigefügt. Über die Menüpunkte oben auf der Seite können Sie zwischen den Bereichen wechseln.
Eine Änderung in einem Personendatensatz (z.B. Auflagenerfüllung einer Beraterin) hat Auswirkungen auf alle Ansuchen, denen diese Person zugeordnet ist und Sie müssen alle betroffenen Ansuchen zur Nachakkreditierung einreichen. Wenn Sie einen Personendatensatz archivieren, wird die Person aus allen verknüpften Ansuchen entfernt.
Es empfiehlt sich, Kurse, die beispielsweise mit demselben Personal durchgeführt werden, oder inhaltlich idente Programme an verschiedenen Standorten gemeinsam in einem Ansuchen gebündelt zur Akkreditierung einzureichen.
Wenn neue Personen ins Projekt einsteigen, sind diese zunächst im jeweiligen Bereich (Projektleitung, Training, Beratung) anzulegen. Um Personen zur Akkreditierung einzureichen, müssen sie einem Ansuchen zugeordnet werden. Steigen Sie dazu in die Bearbeitung des jeweiligen Ansuchens ein und setzen Sie ein Häkchen bei allen Personen, die diesem Ansuchen zugeordnet werden sollen. Reichen Sie dann das entsprechende Ansuchen zur Nachakkreditierung ein.
In der Liste der Trainerinnen und Trainer im Ansuchen scheinen nur jene Personen auf, die für diesen Programmbereich aktiviert sind und deren Datensätze vollständig sind. Das heißt, dass ein Upload für die Qualifikation und ein Lebenslauf vorhanden sein müssen. Liegt noch kein Ausbildungsabschluss vor, können beispielsweise Lehrgangsanmeldungen hochgeladen werden. Es ist auch möglich, eine Anmerkung zu machen (z.B. "Trainerin befindet sich in Ausbildung"), was im Falle des Qualifikationsnachweises für die Vollständigkeitsmarkierung ausreichend ist.
Sind alle notwendigen Daten vorhanden, wird der Datensatz in der Personenübersicht als "vollständig" ausgewiesen. Nun steht die Person auch in der Auswahlliste im Akkreditierungsansuchen zur Verfügung und kann dem Ansuchen hinzugefügt werden.
Die Daten zur Organisation werden jedem Ansuchen angehängt. Haben Sie ein Ansuchen zur Akkreditierung eingereicht, befinden sich auch die Organisationsdaten in der Begutachtung und können daher nicht verändert werden.
Dies gilt auch für Personaldatensätze. Eine Trainerin, die in einem eingereichten Ansuchen tätig ist, kann zwar weiterhin anderen Ansuchen hinzugefügt werden. Der Datensatz kann aber nur bearbeitet werden, wenn sich keins der zugehörigen Ansuchen in der Begutachtung befindet.